Envio do plano de comunicação com as partes interessadas

Ao implementar uma grande mudança de TI, ter um plano de comunicação claro é crucial para manter as partes interessadas informadas e alinhadas. Todos os projetos que impactam as operações de negócios devem incluir um documento de plano de comunicação com as partes interessadas.

O que é um plano de comunicação com as partes interessadas?

Um plano de comunicação com as partes interessadas descreve:

• Quem precisa ser informado sobre o projeto e as mudanças
• Quais informações eles precisam saber
• Quando serão comunicados durante o cronograma do projeto
• Como as comunicações serão entregues (e-mail, reuniões, etc.)

O objetivo é garantir que todas as partes afetadas recebam mensagens claras e consistentes para se prepararem para futuras mudanças de TI.

Quando para enviar um plano

Um projeto de plano de comunicação com as partes interessadas deve ser enviado durante a fase inicial de planejamento, antes de programar ou implementar quaisquer alterações. Deve ser incluído junto com:

• Carta de abertura do projeto e documentos de escopo
• Desenho técnico e planos de teste
• Avaliação de riscos e estratégias de mitigação

Isso permite tempo suficiente para revisar a abordagem de comunicação como parte do processo de aprovação de mudanças.

Planejar requisitos

Para enviar seu plano de comunicação com as partes interessadas, use o modelo padrão e inclua:

< li>Lista de todas as partes interessadas agrupadas por público (funcionários, parceiros, equipe de TI, executivos, etc.)
• Marcos de comunicação vinculados ao cronograma do projeto
• Principais mensagens e canais de comunicação ) por marco
• Funções e responsáveis ​​pela execução das comunicações
• Planejar o recebimento, o rastreamento e a resposta ao feedback

Anexar qualquer rascunho de comunicação, como e-mail modelos ou materiais de apresentação. O Conselho Consultivo de Mudanças de TI analisará e poderá fornecer recomendações.

Precisa de ajuda?

Se você tiver alguma dúvida sobre como desenvolver um plano eficaz de comunicação com as partes interessadas, entre em contato com a equipe de comunicações de TI em < a href="mailto:[e-mail]">[e-mail]. Eles podem fornecer orientação e melhores práticas.

Comunicações claras com as partes interessadas são vitais para o sucesso de uma mudança de TI. Envie seu plano com antecedência para manter todos informados!